Dengan setiap versi baru Microsoft Office, tampaknya dalam kebijaksanaan Microsoft, mereka memutuskan untuk mengubah cara kami melakukan penggabungan surat yang sederhana. Pada versi Microsoft Word sebelumnya seperti Microsoft Word 2000, proses untuk melakukan gabungan surat sederhana. Langkah pertama adalah membuat sumber data Anda, yang secara default adalah dokumen Microsoft Word dengan tabel sederhana di dalamnya. Langkah selanjutnya adalah membuat dokumen utama, bisa berupa surat atau pamflet. Kemudian langkah ketiga adalah menambahkan cara membuat halaman di word bidang Anda ke dokumen utama dan akhirnya melakukan penggabungan.

Di Microsoft Word 2003, jika Anda memulai gabungan surat baru maka Anda harus menyadari bahwa Anda tidak lagi menghasilkan dokumen Microsoft Word sebagai sumber data, sebenarnya sumber data yang Anda hasilkan adalah database Microsoft Access. Saya, pada tingkat tertentu, memuji langkah ini karena saya sangat percaya bahwa semua data mentah sebenarnya harus disimpan dalam database, tidak peduli apakah itu Microsoft Access Database, MySQL Database atau SQL Server. Alasan untuk ini, adalah karena database memungkinkan pengguna untuk menggunakan informasi ini lebih dari sekali dan database jauh lebih stabil daripada dokumen Microsoft Word, terutama jika Anda bekerja dengan volume data yang besar. Anda juga akan menemukan bahwa database Microsoft Access yang dibuat oleh Mail Merge Wizard sangat sederhana dan hanya berisi satu tabel dengan bidang yang Anda tentukan.

Hal keren yang telah dilakukan Microsoft dengan ini, adalah dengan menyimpan data mentah Anda dalam database Microsoft Access, ini memungkinkan Anda di masa mendatang untuk berbagi data ini dengan aplikasi lain dengan mudah. Faktanya, jauh lebih mudah untuk memindahkan data ke spreadsheet Microsoft Excel atau bahkan ke sistem database komersial seperti Microsoft SQL Server dari Microsoft Access. Fungsionalitas gabungan surat baru juga memungkinkan Anda untuk memfilter dan mengurutkan data Anda dengan lebih mudah. Manfaat utama lainnya adalah Filter memungkinkan Anda untuk memilih data apa yang ingin Anda sertakan dalam proses gabungan surat.

Masalah yang saya alami dengan proses Penggabungan Surat Microsoft Word 2003 yang baru adalah kerumitan dalam melakukan penggabungan. Secara khusus cara bertele-tele yang Anda harus menambahkan bidang gabungan ke dokumen Anda. Di versi aplikasi Microsoft Word sebelumnya, seperti Microsoft Word 2000, Anda cukup menambahkan setiap bidang gabungan ke dokumen utama Anda sekaligus. Di Microsoft Word 2003, Anda harus terlebih dahulu membuka kotak dialog Gabung Bidang setiap kali Anda ingin menambahkan bidang. Benar, Anda harus menambahkan setiap bidang dengan memilih bidang dan kemudian memasukkan bidang gabungan dan kemudian menutup dialog dan kemudian Anda harus mengulangi langkah ini untuk setiap bidang individu. Saya menemukan ini lebih menjengkelkan dari apa pun.

Kami tentu saja dapat memasukkan setiap bidang secara manual menggunakan pintasan Ctrl + F9 (digunakan untuk memasukkan bidang) tetapi itu juga saya anggap banyak pekerjaan. Saya pikir di versi mendatang ini adalah sesuatu yang Microsoft akan ubah tetapi saya kira hanya waktu yang akan menjawabnya.

Secara keseluruhan, menurut saya Wizard Gabungan Surat Microsoft Word 2003 yang baru adalah langkah maju yang positif tetapi untuk pengguna sebelumnya dari proses gabungan surat ini bisa sedikit menakutkan dan membingungkan.

 

 

wormapp.co

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *